Formulargestaltung
Gerne gestalten wir Ihre individuellen Formulare, wie beispielsweise Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge oder Rechnungen.
Ablauf
Nachdem Sie uns Ihre Vorlage eingereicht haben, erstellen wir ein Druckmuster. Dieses Druckmuster dienst als verbindliches Freigabemuster für die Bearbeitung Ihres Auftrages. Bitte prüfen Sie das Druckmuster genau. Erzeugen Sie Ausdrucke auf allen Ihren in Frage kommenden Druckern und prüfen Sie, ob Layout und Ränder passen und ob alle Textelemente korrekt positioniert sind. Das Druckmuster ist auch die letztmalige Möglichkeit, inhaltliche oder grammatikalische Änderungen vorzunehmen. Wenn das Druckmuster in Ordnung ist, erteilen Sie uns eine formlose Freigabe. Wir realisieren dann das Formular auf der Grundlage des Druckmusters. Nach dieser Freigabe sind keine oder nur noch minimale Änderungen am Formular möglich! Wenn, z.B. wegen der Geringfügigkeit der vorzunehmenden Änderungen, kein Druckmuster erstellt wird, dann liegt das Risiko einer missverständlichen Ausführung beim Auftraggeber. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass wir Änderungen zeitnah durchführen und auch abschliessen müssen. Ihre Rückantworten zu unseren Fragen, Mustern oder Probedrucken erbitten wir jeweils innerhalb von 7 Tagen, sofern keine anderen Vereinbarungen getroffen wurden. Längere unverschuldete Verzögerungen berechtigen uns, die Änderungen jeweils separat zu berechnen.
Verantwortlichkeit
Die alleinige Verantwortlichkeit für die Gestaltung der Vorlage liegt beim Auftraggeber. EHG opticonsulting nimmt keine Überprüfung der Vorlage hinsichtlich rechtlicher Zulässigkeit, inhaltlicher Korrektheit oder Vollständigkeit vor. Offensichtliche Rechtschreibfehler, die die Aussage des Inhaltes in keiner Weise verändern, werden von uns ohne Rückfrage korrigiert. Es besteht aber kein Anspruch seitens des Auftraggebers, dass alle Rechtschreibfehler aufgefunden und korrigiert werden.
Massgeblich ist das Angebot
Massgeblich für den vertraglichen Leistungsumfang ist das von EHG opticonsulting schriftlich (i.d.R. per Email) abgegebene Angebot. Alle Eigenschaften einer früheren Version des Formulares - sofern vorhanden - werden als akzeptiert anerkannt, sofern sie nicht im Angebot als abweichend aufgeführt sind. Vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Muster sind nur dann Vertragsbestandteil, wenn auf sie im Angebot explizit Bezug genommen wird. Anpassungen von Formularen, die nur vor Ort (bzw. über Fernwartung) durchgeführt werden können, weil z.B. spezielle Druckeranpassungen zu realisieren sind, werden nach Aufwand abgerechnet und sind nicht Bestandteil des Festpreisangebotes.
Gestaltungshinweise
Stellen Sie sich ein Formular so vor, dass es aus - einem Hintergrund, der die feststehenden Texte und grafischen Elemente, und - einem Vordergrund, der die jeweils einzudruckenden Daten enthält, besteht. Ausgehend von dieser Vorstellung, sollen Ihnen nachstehende Hinweise helfen, Ihre Vorlagen optimal zu gestalten. .
Platzhalter für Formularfelder
Für jedes in den Vordergrund zu druckende Datenfeld muss der maximal denkbare Platz vorgehalten werden! Daten oder Texte, die nicht in den dafür vorgesehenen Platz passen, werden abgeschnitten und nicht gedruckt. Dies gilt sowohl für die Breite bei einzeiligen Feldern, als auch für Breite und Höhe bei mehrzeiligen Feldern. Der Formularhintergrund passt sich der Datenmenge der zu druckenden Inhalte nicht an! Anders als z.B. bei Word, verschiebt sich der Formularhintergrund also beispielsweise nicht nach unten, wenn ein Feldinhalt eine zweite Zeile erfordern würde, um vollständig dargestellt zu werden. Demzufolge ist es meistens ungünstig, Datenfelder in einem Fliesstext unterzubringen, wenn die Breite dieser Felder stark variieren kann.
Gutes Beispiel:
Wir überlassen Ihnen unseren Mitarbeiter / unsere Mitarbeiterin
Mustermann, Max
für den Zeitraum...
Schlechtes Beispiel:
Wir überlassen Ihnen unseren Mitarbeiter / unsere Mitarbeiterin Mustermann, Max für den Zeitraum...
Im schlechten Beispiel ist der Name Teil des Fliesstextes. Da Namen stark unterschiedliche Längen haben können, muss für den Namen ein ausreichend breites Feld vorgehalten werden, um auch sehr lange Namen vollständig abzubilden. Bei kurzen Namen erscheint eine entsprechend grosse weisse Fläche rechts vom Namen. Besser ist es also, für den Namen eine ganze Zeile zu reservieren. Dann ist es egal, wieviel Platz der Name in dieser Zeile einnimmt. Felder, deren Breite feststeht (z.B. Datumswerte, Preise oder Prozent-Werte) können hingegen bedenkenlos im Fliesstext untergebracht werden.
Kennzeichnung der Formularfelder
Damit wir verstehen, an welchen Stellen Ihrer Vorlage welche Inhalte eingedruckt werden sollen, füllen Sie Ihre Vorlage bitte mit Beispieldaten. Verwenden Sie für die Beispieldaten eine auffällige Farbe, z.B. rot oder magenta. Felder, deren Inhalt nicht völlig klar ist, füllen Sie bitte mit der exakten Feldbezeichnung aus Opti.PM, so wie das Eingabefeld in der Maske bezeichnet ist.
Firma
durch
Strasse
Hausnummer
PLZ
Ort
Verrechnungssatz 00,00 EUR
Bei mehrzeiligen Feldern sollten Ihre Beispieldaten die gewünschte Anzahl von Zeilen umfassen, damit die notwendige vertikale Ausdehnung des Formularfeldes erreicht wird. Achten Sie bitte darauf, dass in Ihrer Vorlage keine unerwünschten, nicht für uns hervorgehobenen Inhalte vorhanden sind. Alle Platzhalter oder sonstigen Anweisungen müssen farbig hervorgehoben sein, da sie sonst im Erstellungsprozess des Formulars nicht als Platzhalter erkannt und in Ihr Formular übernommen werden. Wenn Unterstriche oder Linien für Feldinhalte (wie sie als Hilfe zum handschriftlichen Ausfüllen von Formularen üblich sind) nicht in Ihrem Formular erscheinen sollen, dann müssen diese Elemente ebenfalls farbig hervorgehoben sein oder sollten aus der Vorlage entfernt werden.
Pflege Ihrer Vorlagen
Die Pflege Ihrer Vorlagen obliegt Ihnen. Wenn sich im Verlauf der Realisierung Ihrer Vorlagen Änderungen ergeben, dann pflegen Sie diese Änderungen bitte in Ihre Vorlage ein. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass bei der nächsten Erstellung dieselben Fehler wieder in Ihrem Formular erscheinen werden.
Freihändige Änderungen
Freihändige Änderungen (nach Absprache oder auf der Grundlage von handschriftlichen Anweisungen) werden vorgenommen. Der zusätzliche Aufwand, um solche Änderungen in eine Vorlage zu übernehmen, wird nach tatsächlicher Arbeitszeit abgerechnet.
Formatierungen innerhalb von Formularfeldern
Innerhalb eines Formularfeldes sind keine unterschiedlichen Formatierungen möglich. Ein komplettes Feld kann also in einer bestimmten Schriftgröße fett gedruckt werden. Es können aber innerhalb des Feldes keine Hervorhebungen in fetter Schrift erfolgen. Ein Feldinhalt kann links- oder rechtsbündig sein. Zeileneinrückungen oder Tabulatoren innerhalb von Formularfeldern sind nicht möglich.
Blocksatz
Die Verwendung von Blocksatz wird nicht empfohlen, da Blocksatz auf einem dynamischen Zusammenhang zwischen Formularhintergrund und
-vordergrund basieren würde. Wenn Sie in Ihrer Vorlage Blocksatz verwenden, dann garantieren wir nicht, dass dieser Blocksatz so im Formular erhalten bleibt.
Einzüge
Wenn Sie Text linksbündig mit Einzug abbilden wollen, verwenden Sie bitte immer die Tabulator-Funktion. Erzeugen Sie niemals Einzüge durch Leertasten, da diese durch die Proportionalschrift keine gleichmäßigen Abstände erzeugen.
Grafiken
Gerne können Sie auch beliebige Grafiken in den Formularen platzieren. Bitte stellen Sie uns die Grafik separat als Datei (.jpg, .tif, .bmp, .eps) zur Verfügung. Die Grafik sollte eine Auflösung von mindestens 150 dpi (besser 300 dpi) haben, um auf Ihren Ausdrucken ungerastert zu erscheinen.
Seitengröße
Achten Sie bei der Gestaltung Ihrer Formulare darauf, dass ein Drucker automatisch eine neue Seite bedruckt, wenn die vorherige Seite nicht auf das definierte Format passt. Nutzen Sie die Seitengröße also niemals bis auf den letzten Millimeter aus, da sonst unerwünschte Seitenumbrüche wahrscheinlich sind.
Schriftarten
Vermeiden Sie außergewöhnliche Schriften. Nicht alle Schriften stehen uns bei der Formulargestaltung zur Verfügung. Wenn eine ganz bestimmte Schriftart verwendet werden muss (etwa in einem Firmenlogo), dann sollte dies als Grafik eingefügt werden. Gleiches gilt auch dann, wenn ein Text exakt bündig mit einem grafischen Element auszurichten ist.
Maße
Obgleich bei der Formularumsetzung gewöhnlich eine exakte Kopie Ihrer Vorlage entsteht, können wir nicht für eine millimetergenaue Platzierung garantieren. In Fällen, wo es tatsächlich auf weniger als einen Millimeter ankommt (z.B. beim Eindruck in bestehende Formulare einer Druckerei), weisen Sie uns bitte explizit auf diese Besonderheit hin. Das Formular erfordert dann möglicherweise mehrere Gestaltungs- und Testdurchläufe, bis die nötige Genauigkeit erreicht ist.
Spezielle Drucker oder Druckerfächer
Bestimmte Formulare können so gestaltet werden, dass sie auf einem bestimmten, von Ihnen vorgegebenen Drucker oder über ein bestimmtes Papierfach ausgedruckt werden. Das kann dann sinnvoll sein, wenn Sie verschiedene Papiersorten verwenden (z.B. mit oder ohne rückseitige AGB). Zu beachten ist aber, dass solche Formulare nur dann funktionieren, wenn der Drucker auf allen Arbeitsplätzen Ihres Netzwerkes zur Verfügung steht.
Beidseitiger Druck
Sie können festlegen, dass Ihre Formulare beidseitig (Vorder- und Rückseite) bedruckt werden sollen. Die dafür notwendigen Einstellungen sind an Ihrem Drucker vorzunehmen. Prüfen Sie diese Einstellungen, bevor Sie beidseitige Bedruckung planen.
Farbige Formulare
Selbstverständlich können Ihre Formulare beliebige Farben aufweisen. Wir setzen die Farben gemäss der CMYK Definition um, so wie es eine Druckerei täte. RAL-Farben können nur angenähert werden. Achten Sie bei farbigen Inhalten darauf, wie Ihre Drucker diese umsetzen. Berücksichtigen Sie auch, dass sich farbige Formulare häufig nicht faxen lassen.
Spätere Änderungen
Änderungen nach Freigabe der Druckvorlage sind nur in Ausnahmefällen möglich. Solche Änderungen können häufig noch im Formularvordergrund durchgeführt werden, z.B. wenn es notwendig ist, bestimmte Formularfelder zu verschieben oder umzuformatieren. Änderungen im Formularhintergrund sind meistens nicht möglich.
Verteilung der Formulare
Sie können die Formulare auf Ihren Arbeitsplätzen selbst verteilen oder unseren kostenfreien Verteilerservice in Anspruch nehmen. Hier erhalten Sie Informationen, wie Sie die Formulare selbst verteilen können.
Kopieren Sie die .pdf-Datei in das Verzeichnis [PM]FORMULARE
Einverständnis
Indem Sie uns mit der Umsetzung eines Formulares beauftragen, erklären Sie sich mit den hier erläuterten Hinweisen und Bedingungen einverstanden.